LA MUJER EN EL SECTOR DE LOS EVENTOS

El sector en el que nos movemos es un sector altamente feminizado. Según el ‘Estudio sobre el Sector Eventos en España’ que publica EMA (Event Managers Association), el 72% de las personas responsables de eventos corporativos son mujeres, fentre a un 24% de hombres. Tanto en el lado de la agencia como en el lado de la empresa que contrata, las mujeres suelen ser las que mayoritariamente se ocupan de la comunicación de las empresas.

Suelen ser ellas las que están en los departamentos de marketing y RR.PP. y suelen ser ellas las que lideran las empresas de eventos y los equipos son mayoritariamente femeninos. Sí, en el día a día de las empresas de eventos y comunicación el número de mujeres es mayor, también en los departamentos de marketing y comunicación, sin embargo, los grandes ejecutivos siguen siendo en su mayoría hombres.

A la hora de presentar y liderar equipos de otros sectores ellos siguen teniendo la superioridad numérica y cuando nos enfrentamos a los clientes, aunque ellas son las intermediarias, ellos son los que toman las últimas decisiones, son los que siguen apareciendo en las juntas directivas, en los comités organizadores y los que encabezan conferencias y actos corporativos.

En este sentido es importante contar con las redes de mujeres emprendedoras, empresarias y profesionales que se han ido organizando en los últimos años en nuestro país (Womenalia, Mujeres Consejeras…). Estas redes son fundamentales para el networking y para encontrar redes de apoyos entre mujeres que ayudan a hacer surgir sinergias y colaboraciones entre ellas, así como facilitar encuentros, formaciones y ayudas específicas para que las mujeres consigan éxito en su negocio o carrera profesional. En los últimos diez años, han aumentado en un 30% las mujeres que han emprendido y comenzado su andadura con su propia empresa.

NUESTRO CASO

En el caso de GCR, el equipo es prácticamente paritario (60% mujeres y 40% hombres) y la dirección está en manos de su fundadora Gloria Carrasquilla. Ella misma nos cuenta cómo ha evolucionado el sector desde que creó GCR Comunicación:

¿Cómo ha cambiado el sector desde que fundaste GCR Comunicación?

Afortunadamente en 26 años de vida de GCR el sector ha ido evolucionando, dando mayor presencia a la mujer en puestos directivos. Han sido unos años vitales en los que se ha notado cómo las mujeres nos íbamos incorporando poco a poco al tejido empresarial.

¿Había muchas mujeres que fundasen empresas como la tuya?

El mundo empresarial ha estado bastante monopolizado por el sector masculino y en el año 95 eran pocas las compañías que comenzaban su andadura de la mano de una mujer. Fui bastante pionera en este sentido.

En cuanto a los clientes, ¿hay ahora más mujeres que hombres?

Sí, nuestro interlocutor en los departamentos de marketing ha ido evolucionando poco a poco a un sesgo más femenino.

¿Por qué crees que hay tantas mujeres en el sector?

Creo que nosotras contamos con un extra de sensibilidad que es imprescindible para llevar a cabo eventos con alma. Tal vez sea esa la razón, creo que es un sector muy atractivo y dinámico.

¿Crees que es un sector que seguirá feminizado en un futuro?

Es cierto que hay cada vez mayor paridad en este tipo de puestos, pero los departamentos de marketing van a seguir demandando además de profesionalidad, ese extra de delicadeza intangible que las mujeres podemos ofrecer. Por tanto entiendo que es un sector que seguirá en constante crecimiento femenino.

AMENIZA TUS JORNADAS: MAESTROS DE CEREMONIAS

Seguro que a la hora de plantearte unas jornadas de empresa siempre hay alguien del equipo está dispuesto a presentarlas porque cree que lo sabría hacer bien. Es ese compañero que hace unas presentaciones excepcionales en las que nadie se aburre, o la compañera graciosa que os ameniza el desayuno o las comidas de todos los días. Sin embargo, eso no es suficiente para conseguir mantener la atención de las personas que van a asistir a esas jornadas que, a priori, van con la idea de que todo va a ser muy aburrido.

Lo mejor en estos casos es recurrir a profesionales que sepan estructurar un guion, que sepan crear un ambiente distendido o profesional. Que creen una sensación de que se está asistiendo a algo único que el resto de la humanidad se está perdiendo, que dé estatus a tu evento y exclusividad a los ponentes. Entre Power Point y Power Point tienes que ofrecer a alguien que ayude a mantener la atención de tu público. Los tiempos muertos entre un cambio de escenario o de invitados, tienen que estar cubiertos por alguien que mantenga vivo el acto y para ello lo mejor es contratar a profesionales.

Cómo elegir a la mejor persona para que presente un evento dependerá de tu público, del tono de las jornadas y de si es un evento interno o es algo abierto a más gente.

HUMORISTAS

Los humoristas siempre son una buena baza. Si lo que quieres es que las jornadas sean distendidas, o tengan un toque de humor que hagan más llevaderas las presentaciones de los ponentes. Es normal que en una jornada con diferentes temas y presentaciones no todos van a estar a la altura y combinar la información profesional o corporativa con gracias y chistes siempre será de agradecer. Además, un humorista podrá poner un broche final al evento con algún monólogo o actuación que deje un buen sabor de boca a los asistentes.

Sin embargo, siempre hay que tener cuidado al elegir a este tipo de profesional. Mira bien quién será tu público, es joven, más hombres que mujeres o viceversa, es de mediana edad, sois todos miembros de la misma empresa (lo que puede ayudar a crear chistes exclusivos para vosotros), es un evento abierto. También el sector empresarial tendrá que ser tenido en cuenta.

PERIODISTAS

Acudir a periodistas dará un toque más serio. No hay nada malo en ello. Lo bueno es contratar a alguien que sea reconocible por la gran mayoría. Alguien que habitualmente todo el mundo ve en la televisión o escucha en la radio y que de repente esté ahí en exclusiva para ti, hará sentir a los asistentes que les consideras especiales y que contrates a alguien con buena reputación y que sea un buen comunicador te lo van a agradecer y va a resultar muy atractivo para mantener el buen ritmo de las jornadas.

ACTORES Y ACTRICES

Si quieres poner glamur son la mejor opción. Tus invitados estarán encantados y los actores pueden ser estupendos para conducir eventos. Elige alguien muy reconocible, de alguna serie de moda, que tenga dinamismo y simpatía. Son profesionales que saben moverse en un escenario, que saben reaccionar a los imprevistos, que pueden interpretar el papel que les pidas y que mejor se ajuste a tu evento.

Pero tienes que recordar que para que cualquier profesional que contrates para presentar tus jornadas habrá tenido que trabajar contigo primero. Tendrá que conoceros y conocer el tipo de evento al que le vais a invitar. Crear una buena sinergia entre ambas partes será vital para el éxito.

CÓMO REINVENTAR TU EVENTO

Las empresas del sector de los eventos estamos atravesando un momento de cambio. En apenas unos meses hemos tenido que adaptar nuestra propia idiosincrasia si queremos seguir adelante y seguir ofreciendo los mejores servicios. Es decir, tenemos que cambiar las formas para que el fondo siga siendo el mismo y los objetivos lleguen a buen puerto.

Nuevas formas para nuevos tiempos

Nuevos lugares de trabajo. El sector hotelero es uno de los más afectados por la crisis del covid-19 y por eso muchos se están adaptando a los nuevos tiempos ofreciendo espacios de trabajo para que el teletrabajo sea una opción menos lacónica y aburrida. Ofrecen espacios individuales con una buena conexión wi-fi, lugares seguros pero que, a su vez, permitan el coworking con otros profesionales.

Novedades en el catering. Las empresas de catering están optando por la entrega a domicilio. Desde menús diarios a domicilio a menús para pequeñas reuniones que incluyan una experiencia gastronómica o culinaria en forma de packs adaptados a las necesidades del momento o el deseo de los clientes. De esta forma, las catas y degustaciones llegan directamente a la oficina o al domicilio para aunar experiencia individual pero colectiva al mismo tiempo, aunque el evento sea en formato virtual.

Platós en lugar de escenarios. Si antes lo fundamental era organizar y montar un buen escenario con lo último en tecnología iluminación y algo de espectáculo para amenizar a los asistentes, ahora lo importante es contar con un buen plató que permita una conexión en streaming y que le dé a la conferencia o ponencia y aspecto profesional. En realidad, se puede aprovechar la particularidad del medio de una forma extraordinaria porque nos permitirá tener un número mucho mayor de asistentes y la capacidad del espacio ya no será un problema. No sólo en número, también podremos llegar a diferentes sedes de la empresa (en el caso de ser una empresa grande) o clientes que no se encuentren en nuestra ciudad o país. Ancho es el mundo, aprovechémoslo.

La virtualidad del teambuilding. Tal vez, este sea el apartado que más sale perdiendo, porque en las actividades de teambuinding se necesita implicación y compromiso de los implicados y es más difícil de conseguir de manera virtual. Sin embargo, no podemos parar, así que no organizar este tipo de actividades tan importantes para la conectividad y las sinergias de grupo, por el hecho de que no puedan ser presenciales no es lo más razonable. Así que siempre hay que optar por las innovaciones que estas empresas están adaptando el formato de actividades como los showcooking, los scape room… recreando la experiencia on line.

Por último, los nuevos servicios que se han hecho imprescindibles en este momento son los relativos a la desinfección y protección frente al covid-19, por ejemplo, personal para la desinfección durante el evento, proveedores de mamparas y pantallas protectoras o unidades móviles sanitarias para asegurarnos de que todo está controlado y pensado para que el evento sea garantista en cuanto a la prevención de contagios.

Eventos pequeños
APUESTA POR LOS EVENTOS PEQUEÑOS

Hemos comenzado un nuevo año en el que seguimos replanteándonos la comunicación y los eventos corporativos. Es necesaria la responsabilidad de aplazar, por el momento, los grandes eventos y ferias, pero en sustitución, se pueden encauzar todos los esfuerzos y los recursos económicos a reuniones y eventos más pequeños que pueden resultar también eficaces y que mantendrán la comunicación de la empresa activa. El tamaño del evento no tiene por qué afectar a su objetivo, tal vez sólo haya que buscar objetivos diferentes y realistas que se adapten a las circunstancias actuales.

Primero cabría preguntarse qué se quiere conseguir con el evento. Puede que sea algo interno dentro de la propia compañía, sólo con empleados, o un acto de comunicación en el que generar sinergias con otros agentes, crear contenido o comunicar de puertas hacia afuera nuevos productos o servicios.

Por muy pequeño que éste sea no hay que perder de vista que este tipo de eventos siempre nos van a ayudar a dar visibilidad a la empresa, van a seguir contribuyendo al reconocimiento de la marca y van a seguir ayudando a crear sinergias con futuros clientes o con otras empresas del sector.

Una de las principales ventajas de los eventos más reducidos es que su coste es menor. Al no requerir grandes espacios ni grandes instalaciones, el desembolso no será excesivo y podrá incluso plantearse la posibilidad de dividir el evento en varias jornadas, haciendo éstas más específicas y por tanto más efectivas.

Otra de las ventajas es el trato más personalizado. Al contar con menos asistentes el ambiente de trabajo y de relaciones públicas es más relajado y propicio para entablar relaciones de mayor relevancia.

Otra ventaja que ofrece es el poder crear un evento más exclusivo, con mayor atención a los pequeños detalles, en un espacio más especial con un catering más cuidado, cocinado para un menor número de personas se garantiza una mejor la calidad, e incluso optar por servicio en mesa que es mucho más cómodo que los finger buffet o cócteles de pie.

Por otro lado, un evento pequeño nos ayuda a minimizar imprevistos y eso es algo que, en estos tiempos, hay que tener en cuenta, pues los planes a largo plazo, de momento, es mejor evitarlos. Movilizar a menos gente e invertir menos dinero, nos da la seguridad de que, en el caso de tener la necesidad de cancelar o posponer, la logística sea más llevadera. En cualquier caso, una opción práctica es organizar y celebrar el evento en las propias instalaciones de la empresa, con lo que todo estaría mucho más controlado.

Por parte de la empresa organizadora del evento, este tipo de reuniones más pequeñas son perfectas para que ofrezcamos a los clientes un trato muy personalizado y exclusivo, sin llegar a resultar agobiantes, pero nos dará la oportunidad de ser cercanos y hacer que todas las personas que asistan se sientan debidamente atendidas.

Por lo tanto si estás buscando formas de no parar las relaciones públicas y la comunicación tanto interna como externa, no dudes en seguir apostando por una buena organización,

teniendo en cuenta todas las medidas de seguridad anti-COVID, pero sin perder la oportunidad de seguir dando visibilidad a tu empresa y al trabajo que realizáis. Por supuesto, los profesionales del sector siempre te ayudarán con ideas innovadoras y sorprendentes para que todo siga adelante.

COMIDAS Y CENAS DE EMPRESA EN TIEMPOS DE COVID-19

Una de las cosas que más afectadas se han visto este año son las comidas o cenas de empresa. Este año habrá que adaptar estos tradicionales eventos a la normativa vigente en cada Comunidad y buscar soluciones creativas que sean capaces de transmitir emoción, diversión y motivación.

Es tarea de los departamentos de RR.HH. ponerse manos a la obra y tirar de inventiva, para que no perdamos cierto sentido de normalidad, por supuesto, echar mano de los profesionales que organizan eventos siempre es de gran ayuda, dejaos aconsejar y sorprended al equipo con un evento especial.

Sí, lo sabemos, las cenas o comidas de empresa serán diferentes este año, para empezar, porque lo recomendable serán las comidas mejor que las cenas, no serán tan espectaculares, pero serán más íntimas y especiales, porque este año nos ha llevado a hacer una especie de auto concienciación de saber qué es lo importante y lo importante es la salud de los nuestros y la gente que nos rodea. Así que no podemos tener por frívolo querer reunirnos y brindar por lo que hemos ido atesorando durante el año.

Este año las limitaciones de aforo, la distancia interpersonal, las medidas higiénicas hacen que sea difícil mantener la normalidad en estos eventos. Sin embargo, dependiendo de la idiosincrasia de la propia empresa y de cómo se haya organizado en estos nuevos tiempos, se podrán buscar alternativas para que esta buena costumbre no se pierda.

Para celebraciones presenciales, lo ideal sería celebrarlo por departamentos. La gente con la que trabajas directamente cada día se pueden considerar convivientes, por lo que aprovechar los espacios reservados o privados de restaurantes, puede ser una opción para celebrar una comida de empresa menos concurrida, pero igualmente divertida.

Si las instalaciones de la empresa son abiertas, aprovechadlo y contratad un catering que os haga una comida diferente el día elegido. Ese día nada de tuppers, ni de comer un bocata pegados a la pantalla del ordenador. Un menú diferente, elaborado, a modo de buffet, que nos permita cierta distancia, y mantener las mascarillas a mano, puede ser una opción diferente y distendida para romper con la rutina de la hora de comida y convertirla en “la comida de Navidad de la empresa”.

En el caso de que parte de vuestra plantilla esté tele trabajando, también se puede optar por una celebración mixta. Las salas virtuales de reuniones se pueden utilizar para algo más que para organizar la rutina de trabajo. Añadir a un menú que se pueda encargar y enviar a la plantilla, organizar una actividad virtual, puede que no sea tan entrañable pero haréis saber a todo el equipo que, esté donde esté, seguís en el mismo barco y nadie se queda atrás.

Sin duda, la comida de empresa de 2020 será recordada de una forma especial y diferente, pero su motivación y razón de ser, más allá del formato que le demos, será la de siempre: agradecer el trabajo, dar apoyo en estos tiempos inciertos,  reunir al equipo y motivar y dar energía para un nuevo año. El brindis de este año será especial, pero tendrá que ser. ¡No dejéis de brindar!

Eventos y comunicación
2020 será un punto de inflexión para el sector de la comunicación y de los eventos

2020 será un punto de inflexión para el sector de la comunicación y de los eventos. La pandemia del COVID19 ha obligado a que nos replanteemos las formas de trabajo, de comunicarnos y también de reunirnos. Sin embargo, como agencia de comunicación, no podemos renunciar a lo que supone nuestro ADN, con mascarillas, con geles, con distancias interpersonales, la comunicación sigue, los proyectos de las empresas siguen y las relaciones humanas se mantienen.
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