IDEAS DE ESPACIOS PARA EVENTOS AL AIRE LIBRE

Con la llegada del buen tiempo y los protocolos covid-19 no hay mejor idea que celebrar eventos de exterior. Siempre han sido eventos estrella, no hay nada como salir de la oficina y disfrutar del aire libre. Los días largos, el clima templado y el cielo azul dan a las reuniones un ambiente relajado, optimista y distendido.

Son varias las opciones que podemos barajar a la hora de elegir el lugar idóneo para un evento de exterior. Dependerá del número de asistentes y de si queremos desplazarnos fuera de la ciudad o no. Hoy en día contamos con una amplia oferta de diferentes espacios que se adaptan perfectamente a las distintas circunstancias de cada cliente.

JARDINES PRIVADOS

Numerosos edificios históricos o dedicados a la organización de eventos cuentan con un espacio exterior. En el caso de los edificios históricos suelen ser menos funcionales pero, por supuesto, mucho más exclusivos y de gran belleza. Es la opción perfecta para reuniones no excesivamente numerosas ya que los espacios no suelen ser muy grandes. Esta opción es recomendable si se quiere evitar desplazamientos puesto que suelen ser edificios situados en el casco urbano. Por supuesto, permitirá un evento mixto en el que la reunión o ponencias se realicen en el interior y la parte de restauración en el exterior.

AZOTEAS

Desde hace unos años son una excelente opción que ofrecen, sobre todo, los hoteles de las ciudades. Cada vez hay más oferta y son un espacio ideal para reuniones vespertinas que se prestan a finalizar con una fiesta que incluya algún tipo de actuación musical o dj que amenice el momento de coworking entre las personas invitadas. Disfrutar, mientras, de las vistas de la ciudad desde un lugar al que no siempre se tiene acceso, le da un plus de exclusividad y elegancia.

FINCAS

Las fincas son ideales para jornadas que duran todo el día. Generalmente los espacios son más amplios y se prestan, no solo a reuniones y conferencias, sino también a actividades de teambuilding que ayudan a segmentar la jornada entre lo puramente corporativo y la actividad lúdica. De esta forma, en un único espacio se pueden tener diferentes ambientes dependiendo del momento del día y de la actividad que se quiera realizar. Las fincas habitualmente suelen contar con un espacio también interior por lo que la posibilidad de hacer eventos híbridos sigue siendo posible.

RECINTOS MULTI AVENTURA

Muchos de estos lugares, también cuentan con lugares preparados para reuniones de empresa, la ventaja es que después podréis disfrutar de las instalaciones para realizar actividades físicas y de equipo que amenicen la jornada corporativa.

PARQUES TEMÁTICOS Y DE ATRACCIONES

Estos recintos comienzan poco a poco a abrir de nuevo sus puertas. Muchas veces no se tienen en consideración pero la mayoría de ellos ofrecen unas instalaciones muy funcionales para reuniones de empresa. Tienen servicio de catering y, además, cuentan con una interesante oferta de ocio para actividades lúdicas y de teambuilding. Son excelentes para soltar estrés y crear lazos entre las personas asistentes al evento.

COMPLEJOS DEPORTIVOS

Clubes deportivos, circuitos de carreras, campos de golf o clubs náuticos, si os encontráis en una ciudad costera, resultan muy atractivos. Si vuestro equipo es joven, seguro que quedarán encantados de participar en algún tipo de actividad deportiva y física que les ayude a liberar estrés y fomente el trabajo en equipo.

ACTIVIDADES CULTURALES

Ya son muchas las empresas que buscan algo más que ofrecer a sus empleados en las jornadas de teambuilding. Dedicar un día a trabajar la motivación y la colaboración del equipo así como al acercamiento de diferentes departamentos y personas que no interactúan durante las jornadas diarias es necesario para la cultura corporativa de la empresa.

Más allá de actividades extremas, demasiado físicas o demasiado lúdicas, ofrecer algo que aporte además conocimiento, cultura y creatividad confiere a la gestión de recursos humanos un plus en lo que se refiere a qué ofrecer a los empleados. Querer que aprendan más a la vez  que se divierten juntos es querer un equipo más cultivado y más inquieto a la hora de aprender.

GYMKANAS CULTURALES

Es la actividad más popular y las podemos encontrar en todas las ciudades. Añaden una motivación extra. Sus pruebas están diseñadas para conocer aspectos de la ciudad relacionados con su historia, cultura y tradiciones. Si en el equipo, además, habéis juntado a gente de diferentes lugares o nacionalidades, o si estáis en una ciudad que no es la vuestra, estas gymkanas son perfectas para conocer el entorno y llevaros a casa nuevos conocimientos sobre el lugar.

ACTIVIDADES CREATIVAS

No sólo de scape rooms viven las jornadas de teambuilding, que parece que nos hemos olvidado de todo lo demás. ¿Habéis pensado que podría ser muy divertido rodar una película? ¿O pintar un cuadro? Pues este tipo de actividades son estupendas para trabajar la creatividad, porque la inspiración no se consigue mirando al cielo, sino trabajando nuestro lado creativo. Cualquier persona del equipo necesita tener trabajada la creatividad pues es imprescindible a la hora de resolver problemas o plantear soluciones innovadoras en la empresa.

MUSEOS

Las visitas privadas a museos o exposiciones son un must. Puede parecer que a priori nadie se fuera a entusiasmar, pero es un incentivo fantástico: tener un guía especializado con el que aprender y desentrañar los misterios del arte que, además, os cuente singulares anécdotas que ilustren la visita. Seguro que luego podéis poner a prueba la atención prestada a la visita con un trivial por equipos. O si preferís, podéis terminar la jornada con una comida o cena en el propio museo o en un edificio histórico cercano.

VISITAS TEATRALIZADAS E INSÓLITAS

Una visita teatralizada siempre añade un componente más lúdico y distendido que una visita más formal o erudita. Igualmente mantiene el elemento cultural pero con un toque ameno. Son muchos los edificios que ya ofrecen esta modalidad de tour y también ciudades que os pueden llevar a conocer barrios y distritos desde una perspectiva histórica gracias a la representación de escenas literarias o teatrales.

También las rutas por lugares insólitos y ocultos de la ciudad añaden un punto diferenciador. Ver la ciudad desde las azoteas, o recorrer la parte subterránea, conocer lugares que muy pocas personas conocen… Todo ello puede suponer un elemento sorpresivo y diferente a vuestras actividades en grupo.

Ofrecer actividades culturales a vuestro equipo os hará diferenciaros del resto de empresas, enriquecerá la calidad del tiempo dedicado al teambuilding y fomentará un ocio menos basado en el consumo y más en la experiencia. El equipo de GCR cuenta con las mejores propuestas para ello y nos encanta hacer de vuestras jornadas corporativas un tiempo enriquecedor, motivacional y muy personalizado acorde con vuestra filosofía de empresa y vuestros requerimientos.

LA MUJER EN EL SECTOR DE LOS EVENTOS

El sector en el que nos movemos es un sector altamente feminizado. Según el ‘Estudio sobre el Sector Eventos en España’ que publica EMA (Event Managers Association), el 72% de las personas responsables de eventos corporativos son mujeres, fentre a un 24% de hombres. Tanto en el lado de la agencia como en el lado de la empresa que contrata, las mujeres suelen ser las que mayoritariamente se ocupan de la comunicación de las empresas.

Suelen ser ellas las que están en los departamentos de marketing y RR.PP. y suelen ser ellas las que lideran las empresas de eventos y los equipos son mayoritariamente femeninos. Sí, en el día a día de las empresas de eventos y comunicación el número de mujeres es mayor, también en los departamentos de marketing y comunicación, sin embargo, los grandes ejecutivos siguen siendo en su mayoría hombres.

A la hora de presentar y liderar equipos de otros sectores ellos siguen teniendo la superioridad numérica y cuando nos enfrentamos a los clientes, aunque ellas son las intermediarias, ellos son los que toman las últimas decisiones, son los que siguen apareciendo en las juntas directivas, en los comités organizadores y los que encabezan conferencias y actos corporativos.

En este sentido es importante contar con las redes de mujeres emprendedoras, empresarias y profesionales que se han ido organizando en los últimos años en nuestro país (Womenalia, Mujeres Consejeras…). Estas redes son fundamentales para el networking y para encontrar redes de apoyos entre mujeres que ayudan a hacer surgir sinergias y colaboraciones entre ellas, así como facilitar encuentros, formaciones y ayudas específicas para que las mujeres consigan éxito en su negocio o carrera profesional. En los últimos diez años, han aumentado en un 30% las mujeres que han emprendido y comenzado su andadura con su propia empresa.

NUESTRO CASO

En el caso de GCR, el equipo es prácticamente paritario (60% mujeres y 40% hombres) y la dirección está en manos de su fundadora Gloria Carrasquilla. Ella misma nos cuenta cómo ha evolucionado el sector desde que creó GCR Comunicación:

¿Cómo ha cambiado el sector desde que fundaste GCR Comunicación?

Afortunadamente en 26 años de vida de GCR el sector ha ido evolucionando, dando mayor presencia a la mujer en puestos directivos. Han sido unos años vitales en los que se ha notado cómo las mujeres nos íbamos incorporando poco a poco al tejido empresarial.

¿Había muchas mujeres que fundasen empresas como la tuya?

El mundo empresarial ha estado bastante monopolizado por el sector masculino y en el año 95 eran pocas las compañías que comenzaban su andadura de la mano de una mujer. Fui bastante pionera en este sentido.

En cuanto a los clientes, ¿hay ahora más mujeres que hombres?

Sí, nuestro interlocutor en los departamentos de marketing ha ido evolucionando poco a poco a un sesgo más femenino.

¿Por qué crees que hay tantas mujeres en el sector?

Creo que nosotras contamos con un extra de sensibilidad que es imprescindible para llevar a cabo eventos con alma. Tal vez sea esa la razón, creo que es un sector muy atractivo y dinámico.

¿Crees que es un sector que seguirá feminizado en un futuro?

Es cierto que hay cada vez mayor paridad en este tipo de puestos, pero los departamentos de marketing van a seguir demandando además de profesionalidad, ese extra de delicadeza intangible que las mujeres podemos ofrecer. Por tanto entiendo que es un sector que seguirá en constante crecimiento femenino.

AMENIZA TUS JORNADAS: MAESTROS DE CEREMONIAS

Seguro que a la hora de plantearte unas jornadas de empresa siempre hay alguien del equipo está dispuesto a presentarlas porque cree que lo sabría hacer bien. Es ese compañero que hace unas presentaciones excepcionales en las que nadie se aburre, o la compañera graciosa que os ameniza el desayuno o las comidas de todos los días. Sin embargo, eso no es suficiente para conseguir mantener la atención de las personas que van a asistir a esas jornadas que, a priori, van con la idea de que todo va a ser muy aburrido.

Lo mejor en estos casos es recurrir a profesionales que sepan estructurar un guion, que sepan crear un ambiente distendido o profesional. Que creen una sensación de que se está asistiendo a algo único que el resto de la humanidad se está perdiendo, que dé estatus a tu evento y exclusividad a los ponentes. Entre Power Point y Power Point tienes que ofrecer a alguien que ayude a mantener la atención de tu público. Los tiempos muertos entre un cambio de escenario o de invitados, tienen que estar cubiertos por alguien que mantenga vivo el acto y para ello lo mejor es contratar a profesionales.

Cómo elegir a la mejor persona para que presente un evento dependerá de tu público, del tono de las jornadas y de si es un evento interno o es algo abierto a más gente.

HUMORISTAS

Los humoristas siempre son una buena baza. Si lo que quieres es que las jornadas sean distendidas, o tengan un toque de humor que hagan más llevaderas las presentaciones de los ponentes. Es normal que en una jornada con diferentes temas y presentaciones no todos van a estar a la altura y combinar la información profesional o corporativa con gracias y chistes siempre será de agradecer. Además, un humorista podrá poner un broche final al evento con algún monólogo o actuación que deje un buen sabor de boca a los asistentes.

Sin embargo, siempre hay que tener cuidado al elegir a este tipo de profesional. Mira bien quién será tu público, es joven, más hombres que mujeres o viceversa, es de mediana edad, sois todos miembros de la misma empresa (lo que puede ayudar a crear chistes exclusivos para vosotros), es un evento abierto. También el sector empresarial tendrá que ser tenido en cuenta.

PERIODISTAS

Acudir a periodistas dará un toque más serio. No hay nada malo en ello. Lo bueno es contratar a alguien que sea reconocible por la gran mayoría. Alguien que habitualmente todo el mundo ve en la televisión o escucha en la radio y que de repente esté ahí en exclusiva para ti, hará sentir a los asistentes que les consideras especiales y que contrates a alguien con buena reputación y que sea un buen comunicador te lo van a agradecer y va a resultar muy atractivo para mantener el buen ritmo de las jornadas.

ACTORES Y ACTRICES

Si quieres poner glamur son la mejor opción. Tus invitados estarán encantados y los actores pueden ser estupendos para conducir eventos. Elige alguien muy reconocible, de alguna serie de moda, que tenga dinamismo y simpatía. Son profesionales que saben moverse en un escenario, que saben reaccionar a los imprevistos, que pueden interpretar el papel que les pidas y que mejor se ajuste a tu evento.

Pero tienes que recordar que para que cualquier profesional que contrates para presentar tus jornadas habrá tenido que trabajar contigo primero. Tendrá que conoceros y conocer el tipo de evento al que le vais a invitar. Crear una buena sinergia entre ambas partes será vital para el éxito.

CÓMO REINVENTAR TU EVENTO

Las empresas del sector de los eventos estamos atravesando un momento de cambio. En apenas unos meses hemos tenido que adaptar nuestra propia idiosincrasia si queremos seguir adelante y seguir ofreciendo los mejores servicios. Es decir, tenemos que cambiar las formas para que el fondo siga siendo el mismo y los objetivos lleguen a buen puerto.

Nuevas formas para nuevos tiempos

Nuevos lugares de trabajo. El sector hotelero es uno de los más afectados por la crisis del covid-19 y por eso muchos se están adaptando a los nuevos tiempos ofreciendo espacios de trabajo para que el teletrabajo sea una opción menos lacónica y aburrida. Ofrecen espacios individuales con una buena conexión wi-fi, lugares seguros pero que, a su vez, permitan el coworking con otros profesionales.

Novedades en el catering. Las empresas de catering están optando por la entrega a domicilio. Desde menús diarios a domicilio a menús para pequeñas reuniones que incluyan una experiencia gastronómica o culinaria en forma de packs adaptados a las necesidades del momento o el deseo de los clientes. De esta forma, las catas y degustaciones llegan directamente a la oficina o al domicilio para aunar experiencia individual pero colectiva al mismo tiempo, aunque el evento sea en formato virtual.

Platós en lugar de escenarios. Si antes lo fundamental era organizar y montar un buen escenario con lo último en tecnología iluminación y algo de espectáculo para amenizar a los asistentes, ahora lo importante es contar con un buen plató que permita una conexión en streaming y que le dé a la conferencia o ponencia y aspecto profesional. En realidad, se puede aprovechar la particularidad del medio de una forma extraordinaria porque nos permitirá tener un número mucho mayor de asistentes y la capacidad del espacio ya no será un problema. No sólo en número, también podremos llegar a diferentes sedes de la empresa (en el caso de ser una empresa grande) o clientes que no se encuentren en nuestra ciudad o país. Ancho es el mundo, aprovechémoslo.

La virtualidad del teambuilding. Tal vez, este sea el apartado que más sale perdiendo, porque en las actividades de teambuinding se necesita implicación y compromiso de los implicados y es más difícil de conseguir de manera virtual. Sin embargo, no podemos parar, así que no organizar este tipo de actividades tan importantes para la conectividad y las sinergias de grupo, por el hecho de que no puedan ser presenciales no es lo más razonable. Así que siempre hay que optar por las innovaciones que estas empresas están adaptando el formato de actividades como los showcooking, los scape room… recreando la experiencia on line.

Por último, los nuevos servicios que se han hecho imprescindibles en este momento son los relativos a la desinfección y protección frente al covid-19, por ejemplo, personal para la desinfección durante el evento, proveedores de mamparas y pantallas protectoras o unidades móviles sanitarias para asegurarnos de que todo está controlado y pensado para que el evento sea garantista en cuanto a la prevención de contagios.

Eventos pequeños
APUESTA POR LOS EVENTOS PEQUEÑOS

Hemos comenzado un nuevo año en el que seguimos replanteándonos la comunicación y los eventos corporativos. Es necesaria la responsabilidad de aplazar, por el momento, los grandes eventos y ferias, pero en sustitución, se pueden encauzar todos los esfuerzos y los recursos económicos a reuniones y eventos más pequeños que pueden resultar también eficaces y que mantendrán la comunicación de la empresa activa. El tamaño del evento no tiene por qué afectar a su objetivo, tal vez sólo haya que buscar objetivos diferentes y realistas que se adapten a las circunstancias actuales.

Primero cabría preguntarse qué se quiere conseguir con el evento. Puede que sea algo interno dentro de la propia compañía, sólo con empleados, o un acto de comunicación en el que generar sinergias con otros agentes, crear contenido o comunicar de puertas hacia afuera nuevos productos o servicios.

Por muy pequeño que éste sea no hay que perder de vista que este tipo de eventos siempre nos van a ayudar a dar visibilidad a la empresa, van a seguir contribuyendo al reconocimiento de la marca y van a seguir ayudando a crear sinergias con futuros clientes o con otras empresas del sector.

Una de las principales ventajas de los eventos más reducidos es que su coste es menor. Al no requerir grandes espacios ni grandes instalaciones, el desembolso no será excesivo y podrá incluso plantearse la posibilidad de dividir el evento en varias jornadas, haciendo éstas más específicas y por tanto más efectivas.

Otra de las ventajas es el trato más personalizado. Al contar con menos asistentes el ambiente de trabajo y de relaciones públicas es más relajado y propicio para entablar relaciones de mayor relevancia.

Otra ventaja que ofrece es el poder crear un evento más exclusivo, con mayor atención a los pequeños detalles, en un espacio más especial con un catering más cuidado, cocinado para un menor número de personas se garantiza una mejor la calidad, e incluso optar por servicio en mesa que es mucho más cómodo que los finger buffet o cócteles de pie.

Por otro lado, un evento pequeño nos ayuda a minimizar imprevistos y eso es algo que, en estos tiempos, hay que tener en cuenta, pues los planes a largo plazo, de momento, es mejor evitarlos. Movilizar a menos gente e invertir menos dinero, nos da la seguridad de que, en el caso de tener la necesidad de cancelar o posponer, la logística sea más llevadera. En cualquier caso, una opción práctica es organizar y celebrar el evento en las propias instalaciones de la empresa, con lo que todo estaría mucho más controlado.

Por parte de la empresa organizadora del evento, este tipo de reuniones más pequeñas son perfectas para que ofrezcamos a los clientes un trato muy personalizado y exclusivo, sin llegar a resultar agobiantes, pero nos dará la oportunidad de ser cercanos y hacer que todas las personas que asistan se sientan debidamente atendidas.

Por lo tanto si estás buscando formas de no parar las relaciones públicas y la comunicación tanto interna como externa, no dudes en seguir apostando por una buena organización,

teniendo en cuenta todas las medidas de seguridad anti-COVID, pero sin perder la oportunidad de seguir dando visibilidad a tu empresa y al trabajo que realizáis. Por supuesto, los profesionales del sector siempre te ayudarán con ideas innovadoras y sorprendentes para que todo siga adelante.