Hemos comenzado un nuevo año en el que seguimos replanteándonos la comunicación y los eventos corporativos. Es necesaria la responsabilidad de aplazar, por el momento, los grandes eventos y ferias, pero en sustitución, se pueden encauzar todos los esfuerzos y los recursos económicos a reuniones y eventos más pequeños que pueden resultar también eficaces y que mantendrán la comunicación de la empresa activa. El tamaño del evento no tiene por qué afectar a su objetivo, tal vez sólo haya que buscar objetivos diferentes y realistas que se adapten a las circunstancias actuales.
Primero cabría preguntarse qué se quiere conseguir con el evento. Puede que sea algo interno dentro de la propia compañía, sólo con empleados, o un acto de comunicación en el que generar sinergias con otros agentes, crear contenido o comunicar de puertas hacia afuera nuevos productos o servicios.
Por muy pequeño que éste sea no hay que perder de vista que este tipo de eventos siempre nos van a ayudar a dar visibilidad a la empresa, van a seguir contribuyendo al reconocimiento de la marca y van a seguir ayudando a crear sinergias con futuros clientes o con otras empresas del sector.
Una de las principales ventajas de los eventos más reducidos es que su coste es menor. Al no requerir grandes espacios ni grandes instalaciones, el desembolso no será excesivo y podrá incluso plantearse la posibilidad de dividir el evento en varias jornadas, haciendo éstas más específicas y por tanto más efectivas.
Otra de las ventajas es el trato más personalizado. Al contar con menos asistentes el ambiente de trabajo y de relaciones públicas es más relajado y propicio para entablar relaciones de mayor relevancia.
Otra ventaja que ofrece es el poder crear un evento más exclusivo, con mayor atención a los pequeños detalles, en un espacio más especial con un catering más cuidado, cocinado para un menor número de personas se garantiza una mejor la calidad, e incluso optar por servicio en mesa que es mucho más cómodo que los finger buffet o cócteles de pie.
Por otro lado, un evento pequeño nos ayuda a minimizar imprevistos y eso es algo que, en estos tiempos, hay que tener en cuenta, pues los planes a largo plazo, de momento, es mejor evitarlos. Movilizar a menos gente e invertir menos dinero, nos da la seguridad de que, en el caso de tener la necesidad de cancelar o posponer, la logística sea más llevadera. En cualquier caso, una opción práctica es organizar y celebrar el evento en las propias instalaciones de la empresa, con lo que todo estaría mucho más controlado.
Por parte de la empresa organizadora del evento, este tipo de reuniones más pequeñas son perfectas para que ofrezcamos a los clientes un trato muy personalizado y exclusivo, sin llegar a resultar agobiantes, pero nos dará la oportunidad de ser cercanos y hacer que todas las personas que asistan se sientan debidamente atendidas.
Por lo tanto si estás buscando formas de no parar las relaciones públicas y la comunicación tanto interna como externa, no dudes en seguir apostando por una buena organización,
teniendo en cuenta todas las medidas de seguridad anti-COVID, pero sin perder la oportunidad de seguir dando visibilidad a tu empresa y al trabajo que realizáis. Por supuesto, los profesionales del sector siempre te ayudarán con ideas innovadoras y sorprendentes para que todo siga adelante.
